Datenschutzerklärung und zugleich Information der Betroffenen gemäß Artikel 13 und Artikel 14 EU-Datenschutzgrundverordnung für das Gäste-Service-System

1. Allgemeine Informationen

Das Hotel, nutzt eine Lösung der CODE2ORDER GmbH. Hierüber können Hotels den Gästen Informationen (z.B. Gäste A-Z) und Services (z.B. Weckruf, Roomservice usw.) zu jeder Phase des Aufenthalts digital auf dem Endgerät des Gastes (Frontend) bereitstellen. Das Hotel hat dabei die Entscheidungshoheit über die Bereitstellung der Inhalte und Services.

2. Datenkategorien und Verarbeitungszweck

Personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn Sie uns diese von sich aus mitteilen, außer, gesetzliche Bestimmungen verlangen eine Erhebung bzw. Speicherung etwaiger Daten. Für die Nutzung diverser Services ist unter anderem zur Validierung die Eingabe von personenbezogenen Daten notwendig, um festzustellen, ob Sie überhaupt berechtigt sind, bspw. einen Service anzufordern/ zu nutzen. Darunter fallen insbesondere die folgenden Datenkategorien der (aktuellen und zukünftigen) Hotelgäste:

  • Cookie ID, Geo-Daten, Zimmernummer
  • Bewegungsdaten (z.B. genutzte Module und Dauer des Besuchs)
  • Buchungsdaten (z.B. Buchungsnummer, Anreise- und Abreisedatum)

Nicht jede der oben genannten Datenkategorien werden tatsächlich immer erfasst oder abgefragt. Dies liegt an den Einstellungen, welches das Hotel individuell vorgenommen hat. Darüber hinaus werden keine personenbezogenen Daten erhoben. Die Nutzung der Lösung/Software ist grundsätzlich auch ohne Benutzerregistrierung möglich. Sie werden beim Absenden bzw. Beauftragen von Services mindestens einmal um Ihre Zustimmung hinsichtlich dieser Datenschutzbestimmungen gebeten.

Kategorien von Empfängern:

  • Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften.
  • Weitere externe Stellen soweit der Betroffene seine Einwilligung erteilt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem Interesse zulässig ist.
  • Das jeweilige Hotel und seine Mitarbeiter, welche über einen Zugang zum System verfügen und etwaige Berechtigungen inne haben.

3. Übermittlung von Daten

Ohne Ihre Einwilligung erfolgt grundsätzlich keine Weitergabe der Daten an Dritte. Für die Nutzung diverser Funktionen und Services ist jedoch eine systemseitige Übermittlung der Daten notwendig. Sie stimmen daher der Übermittlung der Daten an folgende Systeme und Unternehmen zu:

  • Mailgun Technologies Inc, 112 E Pecan St. #1135 San Antonio, TX 78205, United States
    Systemmailingdistributor

Drittlandtransfers:

Im Rahmen der Vertragsdurchführung können auch Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union zum Einsatz kommen soweit der Betroffene seine Einwilligung erteilt hat. Für die Nutzung diverser Funktionen und Services ist eine systemseitige Übermittlung der Daten an Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union notwendig. Sie stimmen daher der Übermittlung der Daten an folgende Systeme und Unternehmen zu:

  • Keine Übermittlungen

Darüber hinaus nutzt das Hotel weitere Lösungen bzw. Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union zur ordnungsgemäßen Bereitstellung diverser Funktionen. Sie stimmen der Übermittlung der Daten an folgende Systeme und Unternehmen zu:

  • Keine Übermittlungen

4. Datensicherheit und Dauer der Datenspeicherung

Schutz und Sicherheit Ihrer Daten sind uns sehr wichtig. Daher ergreifen wir verschiedene Maßnahmen, um den unbefugten Zugriff auf Ihre Daten zu unterbinden. Damit Ihre Daten vertraulich bleiben nutzen wir unter anderem TLS Verschlüsselungen, wie Sie es auch aus dem Online Banking kennen. Ebenfalls haben wir einen externen Data Protection Officer (Datenschutzbeauftragten) berufen (s. unten). Unsere Mitarbeiter erhalten mindestens pro Kalenderjahr eine Schulung zum Umgang mit sensiblen Daten und haben sich in Bezug auf die Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten auf die Vorgaben der geltenden Datenschutzvorschriften verpflichtet. Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen sehen vor, dass sich ebenfalls die Mitarbeiter des jeweiligen Hotels mit dem Datenschutz beschäftigt haben und erhobene Daten vertraulich und nicht missbräuchlich verwenden. Die Löschung der Daten erfolgt spätestens nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren.

5. Einsatz eigener „Cookies“

Die Software verwendet eigene „Cookies“, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen („Cookies“ sind Datensätze, die vom Webserver an den Browser des Nutzers gesandt und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden). In unseren eigenen „Cookies“ werden keinerlei personenbezogene Daten gespeichert. Sie können die Verwendung von „Cookies“ generell verhindern, wenn Sie in Ihrem Browser die Speicherung von „Cookies“ untersagen.

6. Weitere Informationen und Kontakte

Darüber hinaus können Sie jederzeit Ihre Ansprüche auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder der Wahrnehmung Ihres Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen. Hier finden Sie die Möglichkeit, uns per E-Mail oder Brief zu kontaktieren. Sie haben ferner das Recht, sich bei Beschwerden an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden.

7. Allgemeine Angaben

Angaben zur verantwortlichen Stelle:

Unternehmen: CODE2ORDER GmbH
Gesetzlicher Vertreter: Patrick Luik, Alexander Haußmann
Adresse: Schelmenwasenstraße 34, 70567 Stuttgart, Deutschland
Kontaktdaten: +49 711 18424190, info@code2order.com
Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter: IITR Datenschutz GmbH, Marienplatz 2, 80331 München, +49 (0)89 1891 7360, dpo@code2order.com

8. Weitere Datenschutzbestimmungen /-richtlinien des Hotels

Bitte beachten Sie etwaige weitere Datenschutzbestimmungen und -richtlinien des genannten Hotels.

9. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand November 2019.
Durch die Weiterentwicklung der Software oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es von Zeit zu Zeit notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Unsere Datenschutzerklärung kann man jederzeit innerhalb der Software abrufen.