Hotel des Monats

Christopher Riemensperger vom Hotel Olymp im Interview: Interne Hotelprozesse mit Hilfe von digitalen Lösungen automatisieren

von Selina Strobel | 07.09.2021 | Lesedauer: 6 Minuten
Unser Hotel des Monats im September ist das Hotel Olymp Munich. Das Hotel Olymp verfügt über 136 Zimmer und hat in den letzten Monaten und Jahren einige Prozesse im Hotelbetrieb digitalisiert und automatisiert, um einen erstklassigen Gästeservie auch in Zeiten von Fachkräftemangel und COVID-19 bieten zu können. Unter anderem nutzt das Hotel die Lösungen digitaler Check-in & out inklusive digitaler Meldeschein und die digitale Gästemappe von CODE2ORDER. Wir haben Christopher Riemensperger, geschäftsführender Gesellschafter im Hotel Olymp, genau zu diesem Thema interviewt.

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Das ganze Video-Interview mit Christopher Riemensperger:





Wie habt ihr die Guest Journey bei euch im Hotel gestaltet?


Bei uns im Hotel checken unsere Gäste online ein über das eigene Smartphone oder Tablet und füllen den Meldeschein digital aus. Die Zahlung wird entweder bei der Hotelbuchung direkt gemacht oder kann im Online Check-in Prozess nachgeholt werden.

Unsere digitale Guest Journey ist so aufgesetzt, dass wir die Key Card persönlich übergeben und hier den Kontakt mit unseren Gästen suchen und so auch den persönlichen Service stärken. Für uns stellt ein guter Mix von automatisierten Prozessen und einer persönlichen Betreuung die beste Variante dar. Gerade durch die Automatisierung des Check-in Prozesses, haben wir auch wieder genügend Zeit für den persönlichen Service.

Aber auch hier gibt es mit CODE2ORDER für alle Eventualitäten gute Möglichkeiten, wie man damit umgehen kann. Hier besteht zum Beispiel auch die Option für einen Check-in Kiosk, über den die Hotelgäste dann die Key Cards selbst codieren können und auch den Self Check-in darüber machen können. 

Der Service während des Aufenthaltes funktioniert ebenfalls einfach und unkompliziert über das eigene Smartphone der Gäste. Wir haben auf jedem Zimmer einen Aufsteller mit dem QR-Code stehen, den können Gäste scannen und sind dann sofort über alle unsere Services informiert, können Roomservice bestellen, Massagen buchen, E-Bikes buchen - da gibt es nach oben hin fast keine Grenzen.

Der Check-out funktioniert dann ebenfalls digital über das eigene Smartphone.

Für uns war es sehr wichtig, dass wir unseren Gästen einen Service bieten, der einfach und unkompliziert ist - das bieten uns die digitalen Lösungen von CODE2ORDER. Unsere Hotelgäste kommen schnell an die richtigen Informationen und Services und wir haben weiterhin genügend Zeit auch den persönlichen Service nicht zu vernachlässigen. Für uns ein einfaches, schnelles und lösungsorientiertes Gesamtpaket.


Interessieren Sie sich für den online Check-in und out über das Smartphone im Hotel, einen Check-in Kiosk, den digitalen Meldeschein oder die digitale Gästemappe für Ihr Hotel? Stellen Sie uns eine Anfrage, wir beraten Sie gerne.


Wieso habt ihr euch für den digitalen Check-in & -out entschieden?


Wir wollten einen online Check-in und Check-out anbieten, genauso wie man es von den Airlines kennt. Wir sind umgestiegen auf Infor HMS, um den voll automatisierten Check-in und Check-out mit CODE2ORDER umzusetzen, haben CODE2ORDER aber bereits seit einigen Jahren im Einsatz. 

Die Lösung von CODE2ORDER in Verbindung mit unserem PMS bietet für uns ein einfaches Handling, unkompliziert und im Hotelalltag einfach mit wenig Arbeit verbunden - das war genau das was wir gesucht haben. Die Bedienung der Web App von CODE2ORDER durch die Gäste ist auch sehr einfach, alles ist sehr intuitiv gestaltet - unsere Gäste finden sich da super zurecht und sind mit unserem Service sehr zufrieden. 

Ein weiterer Punkt, der für mehr Automatisierung beim Hotel Check-in spricht, ist die Situation am Arbeitsmarkt. Wir finden nur sehr schwer neues Personal, da sollten solche Prozesse, wie der Check-in und Check-out einfach automatisiert werden, um hier den Arbeitseinsatz reduzieren zu können.

Solche Prozesse zu automatisieren bedeutet auch weniger Fehlerquellen, Meldescheine werden bereits im Vorfeld online ausgefüllt, die bekommen wir dann direkt ins System (die Daten werden automatisch an das PMS übertragen, die digitalen Meldescheine werden im CODE2ORDER Backend gespeichert und können jederzeit abgerufen werden). Das heißt es treten auch keine Fehler mehr auf, wie beispielsweise bei der Angabe der E-Mail Adresse oder Telefonnummer. Der Prozess wird schnell, unkompliziert und fehlerfrei abgewickelt - deswegen haben wir uns für den digitalen Check-in entschieden.

 

Welche weiteren Lösungen nutzt ihr aktuell und was sind eure Pläne für die Zukunft?

 

Für mich ist das Thema Digitalisierung gar keine Frage. Es ist ganz klar, dass wir uns hier weiterentwickeln hin zu mehr Automatisierung. Für die Zukunft planen wir so viele Schritte zu digitalisieren und zu automatisieren, wie möglich, um Arbeitszeit einzusparen und Kontinuität für unsere Gäste zu bieten. Die automatisierten Prozesse, so wie wir sie jetzt aufgesetzt haben, sind aus unserem Hotelbetrieb nicht mehr wegzudenken. Natürlich haben wir uns auch herangetastet und alles step by step gemacht. Wir konnten unsere Lösungen nicht von einem auf den anderen Tag nutzen - die Systeme müssen aufgesetzt und eingepflegt werden. Das stellt Anfangs einen etwas höheren Aufwand dar, steht aber in keinem Verhältnis dazu, was man sich dann später im Hotelbetrieb an Zeit einspart. Die Implementierung ging für uns wirklich schnell, das hängt natürlich immer von der Vorarbeit und dem Umfang der Inhalte ab.

CODE2ORDER bietet für uns noch einige weitere Möglichkeiten, Kosten im Hotelbetrieb einzusparen. Beispielsweise mit der Lösung “Green Choice” - mit dieser Option, können Hotelgäste das Housekeeping mit ein paar Klicks über das eigene Smartphone für die Folgetage abbestellen und erhalten dafür bei uns einen Getränkegutschein. Das heißt man spart sich natürlich die Reinigungskosten, die Kosten der Bettwäsche und der Handtücher. Dadurch leisten wir zusätzlich einen Beitrag für die Umwelt, denn es werden viel weniger Ressourcen verbraucht. Unsere Gäste erhalten ein Freigetränk an unserer Hotelbar, so steigern wir sogar den Umsatz, da es meistens nicht bei einem Getränk bleibt. 

Die komplette digitale Gästemappe bietet uns zusätzlich eine Option Kosten zu sparen, da keine Druckkosten anfallen, Papier gespart wird und auch keine Kosten für die Anschaffung von Tablets auf den Zimmern anfallen, da alles über das Smartphone der Gäste abgewickelt wird. Für uns ist das eine Lösung, die dem heutigen Zeitalter entspricht. 

 

Was mir extrem gut gefällt an CODE2ORDER ist der sehr schnelle und unkomplizierte Support. Hier konnte man wirklich sehen, dass sich das ganze Team dafür einsetzt, die beste Lösung zu schaffen und auch die bestehenden Lösungen an die aktuellen Gegebenheiten im Hotel anzupassen und ständig weiterzuentwickeln.

Wir freuen uns auf eine weiterhin sehr gute Zusammenarbeit mit CODE2ORDER.

 

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Interview mit Christopher Riemensperger, geschäftsführender Gesellschafter vom Hotel Olymp in Eching, bei München. Das Hotel Olymp hat 136 Zimmer und nutzt die Lösungen digitale Gästemappe und digitaler Check-in & -out von CODE2ORDER. Der voll-automatisierte Check-in wird in Zusammenarbeit mit dem PMS-Anbieter Infor HMS ermöglicht. Die Zahlung des Hotelaufenthaltes während des Check-in Prozesses ermöglicht die Schnittstelle zum Zahlungsanbieter concardis.

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